Ertu með góðan yfirmann? 10 merki sem segja meira en starfsheitið
Hvernig veistu hvort þú sért með góðan yfirmann? Er það stjórnandinn sem er alltaf vingjarnlegur? Sá sem gefur starfsfólki mikið frelsi? Sá sem nær bestu rekstrartölunum? Eða yfirmaðurinn sem allir á vinnustaðnum virðast kunna vel við? Ekki endilega.
Góður yfirmaður þarf stundum að segja nei, taka erfiðar ákvarðanir, benda á það sem betur má fara og gera kröfur til starfsfólks. Á sama tíma þarf hann að skapa traust, sanngirni og aðstæður þar sem fólk getur unnið vel. Þess vegna er mikilvægt að gera greinarmun á vinsælum yfirmanni og góðum stjórnanda.
Stjórnun snýst ekki aðeins um hvernig yfirmaður kemur fram þegar allt gengur vel. Hún kemur oft best í ljós þegar eitthvað fer úrskeiðis.
Hér eru tíu merki sem geta sagt meira um gæði stjórnunar en starfsheitið á nafnspjaldinu.
1. Góður yfirmaður gerir væntingar skýrar
Það er erfitt að standa sig vel þegar þú veist ekki hvað „vel“ þýðir. Góður stjórnandi skýrir hvað er ætlast til af starfsmanninum, hvaða verkefni hafa forgang, hvaða ábyrgð hann hefur og hvernig árangur er metinn.
Slæm stjórnun birtist hins vegar oft í óskýrleika. Starfsmaður fær litla leiðsögn en er síðan gagnrýndur fyrir að hafa ekki gert það sem stjórnandinn hafði í huga. Eða forgangsröðunin breytist stöðugt án þess að það sé útskýrt.
Skýr stjórnun þýðir ekki að yfirmaður stjórni hverju smáatriði. Þvert á móti getur skýrleiki skapað meira sjálfstæði. Þegar starfsmaður veit hvert hann á að fara og hvers vegna þarf stjórnandinn síður að segja honum nákvæmlega hvernig hann á að komast þangað.
2. Góður yfirmaður treystir fólki án þess að yfirgefa það
Það er mikill munur á sjálfstæði og afskiptaleysi. Góður yfirmaður gefur hæfu starfsfólki svigrúm til að vinna en er til staðar þegar þörf er á stuðningi, ákvörðun eða leiðsögn. Hann þarf ekki að vera cc-aður í öllum tölvupóstum. Hann þarf ekki stöðugt að spyrja hvort verkefni sé tilbúið. Og hann þarf ekki að samþykkja hvert smáatriði.
Þetta er andstæða micromanagement, eða ofstjórnunar, þar sem stjórnandinn fylgist svo náið með framkvæmd verkefna að sjálfstæði starfsmannsins minnkar.
En hitt öfgagildið er heldur ekki góð stjórnun. Yfirmaður sem segir „þú reddar þessu“ og hverfur þegar vandamál koma upp er ekki endilega að sýna traust.
Góð stjórnun finnur jafnvægið:
„Ég treysti þér til að vinna verkið – og ég er hér þegar þú þarft á mér að halda.“
3. Þú getur sagt „ég er ósammála“ án þess að óttast afleiðingarnar
Eitt sterkasta merkið um heilbrigða stjórnun er hvað gerist þegar starfsmaður er ósammála yfirmanninum.
Getur þú sagt:
„Ég sé þetta öðruvísi.“
„Ég held að þetta muni ekki virka.“
„Við gætum verið að gera mistök.“
án þess að verða síðar talin erfið, neikvæð eða óþægileg?
Þarna kemur sálrænt öryggi inn í myndina.
Sálrænt öryggi þýðir ekki að allir séu sammála eða að aldrei komi upp óþægileg samtöl. Það snýst um að fólk geti tekið félagslega áhættu – spurt spurninga, viðurkennt mistök, óskað eftir hjálp eða komið með gagnrýni – án óþarfa ótta við niðurlægingu eða refsingu. Stjórnandi sem vill aðeins heyra já er líklegur til að fá það. En hann getur um leið misst mikilvægar upplýsingar.
4. Góður yfirmaður gefur gagnlega endurgjöf – ekki bara gagnrýni
„Þú þarft að standa þig betur.“
Þetta er gagnrýni.
En það er ekki sérstaklega gagnleg endurgjöf. Góð endurgjöf hjálpar starfsmanninum að skilja hvað gekk vel, hvað þarf að breytast og hvað hann getur gert öðruvísi næst. Hún er tímanleg, skýr og tengist hegðun eða niðurstöðu sem starfsmaðurinn getur haft áhrif á. Góður stjórnandi bíður heldur ekki fram að árlegu frammistöðusamtali með allt sem hefði mátt ræða mánuðum fyrr. Endurgjöf ætti að vera hluti af eðlilegum samskiptum. Og hún þarf að ganga í báðar áttir.
Sterkur stjórnandi getur líka spurt:
„Hvað gæti ég gert betur til að styðja þig?“
Og það sem skiptir enn meira máli, hann getur hlustað á svarið án þess að fara strax í vörn.
5. Hann tekur ábyrgð þegar eitthvað fer úrskeiðis
Það er auðvelt að vera góður yfirmaður þegar allt gengur vel. Stjórnun reynir meira á þegar mistök eiga sér stað. Veikur stjórnandi leitar stundum strax að sökudólgi:
„Hver gerði þetta?“
Sterkari stjórnandi spyr líka:
„Hvernig gerðist þetta?“
Var verkefnið óskýrt?
Vantaði upplýsingar?
Var vinnuálagið óraunhæft?
Brugðust ferlar?
Var ákvörðun stjórnandans sjálfs hluti af vandamálinu?
Ábyrgð þýðir ekki að starfsmenn beri aldrei ábyrgð á eigin mistökum. Góður yfirmaður gerir kröfur. En hann notar ekki starfsfólkið sitt sem skjöld þegar eigin ákvarðanir fara úrskeiðis.
6. Hann gefur starfsfólkinu heiðurinn þegar vel gengur
Hinum megin við ábyrgðina er viðurkenningin. Sterkur stjórnandi þarf ekki að vera miðpunkturinn í öllum árangri teymisins. Ef starfsmaður vann verkefnið, kom með hugmyndina eða leysti vandamálið fær starfsmaðurinn viðurkenninguna. Það getur virst lítið atriði. En stjórnandi sem tekur reglulega heiðurinn af vinnu annarra getur smám saman grafið undan bæði trausti og áhuga. Góður yfirmaður getur sagt:
„Þetta var hennar hugmynd.“
„Hann leiddi þetta verkefni.“
„Teymið mitt á heiðurinn af þessu.“
Öruggir stjórnendur þurfa ekki að minnka annað fólk til að sjálfir líti betur út.
7. Reglurnar gilda líka um uppáhaldsstarfsmanninn
Sanngirni er eitt af mikilvægustu prófunum á stjórnun. Á flestum vinnustöðum eru starfsmenn ólíkir. Þeir hafa mismunandi styrkleika, reynslu og þarfir. Sanngirni þýðir því ekki alltaf að allir fái nákvæmlega það sama. En starfsfólk tekur fljótt eftir því ef sömu grundvallarreglur virðast ekki gilda fyrir alla. Einn starfsmaður má ítrekað koma illa fram við samstarfsfólk vegna þess að hann „skilar svo miklu“. Annar fær bestu verkefnin. Sumir fá upplýsingar sem aðrir fá ekki. Þriðji fær undanþágur sem enginn skilur. Þegar fólk upplifir „favoritism“ eða ósanngirni minnkar traustið ekki aðeins til stjórnandans heldur getur það haft áhrif á allt samstarfið.
Góður yfirmaður getur tekið tillit til einstaklingsbundinna aðstæðna án þess að skapa kerfi þar sem hver þú ert skiptir meira máli en hvernig þú hegðar þér.
8. Hann ver starfsfólkið sitt – en ver ekki slæma hegðun
Góður yfirmaður stendur með starfsfólkinu sínu. Ef starfsmaður verður fyrir ósanngjarnri gagnrýni, óraunhæfum kröfum eða óviðeigandi framkomu á stjórnandinn að geta gripið inn í. En stuðningur þýðir ekki skilyrðislaus vörn. Ef starfsmaður kemur illa fram við aðra, brýtur reglur eða stendur ekki undir eðlilegri ábyrgð þarf góður stjórnandi að taka á því líka. Þetta er mikilvægt jafnvægi:
Vernda fólk gegn ósanngirni – en ekki vernda fólk gegn ábyrgð.
9. Góður yfirmaður vill að þú vaxir – jafnvel þótt það þýði að þú farir
Sumir stjórnendur segjast vilja þróa starfsfólk sitt en bregðast illa við þegar starfsmaðurinn verður tilbúinn í stærra hlutverk. Sterkur stjórnandi sér starfsþróun ekki sem ógn.
Hann spyr:
Hvað viltu læra?
Hvar viltu vera eftir tvö eða þrjú ár?
Hvaða reynslu vantar þig til að komast þangað?
Hann getur gefið starfsmanninum verkefni sem byggja upp nýja hæfni, hvatt hann til náms eða hjálpað honum að taka næsta skref. Og stundum liggur næsta skref utan teymisins – jafnvel utan fyrirtækisins. Það getur verið erfitt fyrir stjórnanda.
En einn besti mælikvarðinn á leiðtogahæfni getur verið að fólk verði betra, hæfara og sjálfstæðara eftir að hafa unnið undir stjórn hans.
10. Þú þarft ekki að giska á í hvaða skapi yfirmaðurinn er
Þetta atriði fær stundum minni athygli en það ætti. Á sumum vinnustöðum byrjar dagurinn á óformlegri áhættugreiningu:
„Hvernig er hann í skapinu í dag?“
Starfsfólk lærir að lesa svipbrigði, raddblæ og hvernig hurðum er lokað áður en það ákveður hvort óhætt sé að bera upp mál. Þegar skap stjórnandans stjórnar andrúmsloftinu verður starfsfólkið stöðugt að aðlagast tilfinningum einnar manneskju. Góður stjórnandi þarf ekki að vera glaður alla daga. Stjórnendur eru manneskjur. En þeir bera sérstaka ábyrgð á því að eigin streita, pirringur eða slæmur dagur verði ekki stöðugt að vandamáli allra annarra.
Tilfinningastjórnun er líka stjórnunarhæfni.
Góður yfirmaður er ekki það sama og „góður gaur“
Þetta er mikilvægur greinarmunur. Vingjarnlegur stjórnandi getur verið lélegur yfirmaður. Hann vill kannski ekki særa neinn og forðast því erfið samtöl. Hann tekur ekki á lélegri frammistöðu. Hann leyfir ágreiningi að krauma. Hann segir já þegar hann ætti að segja nei.
Afleiðingin getur verið sú að samviskusamasta starfsfólkið ber aukið álag vegna þess að stjórnandinn vill ekki taka erfiða samtalið við þann sem stendur sig illa.
Góðmennska án ábyrgðar er ekki endilega góð stjórnun.
Á sama hátt getur góður stjórnandi stundum tekið ákvörðun sem starfsmanni líkar ekki. Það sem skiptir máli er hvort ákvörðunin sé sanngjörn, útskýrð og framkvæmd af virðingu.
Góður stjórnandi vs. slæmur stjórnandi
| Góður stjórnandi | Slæm stjórnun |
|---|---|
| Skýrar væntingar | Lætur fólk giska |
| Veitir sjálfstæði | Ofstýrir |
| Hlustar á ólíkar skoðanir | Vill helst heyra „já“ |
| Gefur reglulega endurgjöf | Geymir gagnrýni |
| Tekur ábyrgð | Leitar sökudólga |
| Deilir heiðrinum | Tekur heiðurinn |
| Beitir sanngirni | Sýnir „favoritism“ |
| Tekur á vandamálum | Forðast erfið samtöl |
| Styður starfsþróun | Heldur í fólk |
| Stjórnar eigin tilfinningum | Lætur skapið stjórna teyminu |
Af hverju skiptir góður yfirmaður svona miklu máli?
Vegna þess að næsti stjórnandi situr á mótum margra þátta sem móta upplifun starfsfólks. Hann hefur áhrif á verkefni, forgangsröðun, endurgjöf, upplýsingar, þróunarmöguleika, viðurkenningu, sveigjanleika og stundum launa- og framgangsákvarðanir. Þess vegna getur sama fyrirtækið haft tvo gjörólíka vinnustaði undir sama þaki. Í einni deild getur verið mikið traust og lítil starfsmannavelta. Í næstu deild getur ríkt ótti, slúður og stöðug óánægja. Stefnan er sú sama. Gildin á veggnum eru þau sömu. En dagleg stjórnun er ólík.
Hvað ef þú ert ekki með góðan yfirmann?
Ekki öll léleg stjórnun er eitrað vinnuumhverfi. Stjórnendur geta verið óreyndir, undir miklu álagi eða einfaldlega ekki áttað sig á áhrifum hegðunar sinnar. Ef sambandið leyfir getur fyrsta skref verið að ræða ákveðna hegðun frekar en að dæma persónuna.
Í stað:
„Þú ert alltaf að micromanage-a mig,“
má segja:
„Ég held að ég gæti unnið sjálfstæðar ef við værum sammála um markmiðin og ég gæfi þér síðan stöðuuppfærslu einu sinni í viku.“
Ef vandamálið er alvarlegt eða viðvarandi getur hins vegar verið rétt að skrá ákveðin atvik og leita til næsta stjórnanda, mannauðs eða annarra viðeigandi leiða innan vinnustaðarins.
Ef þú ert stjórnandinn: Ein spurning sem er þess virði að spyrja
Það er auðvelt að lesa grein um góða stjórnendur og hugsa um eigin yfirmann. Erfiðari æfing er að lesa hana og hugsa:
Hvernig upplifir starfsfólkið mitt mig?
Ekki:
„Tel ég mig vera góðan stjórnanda?“
heldur:
„Hvaða upplifun skapar hegðun mín hjá fólkinu sem vinnur með mér?“
Það er ekki alltaf sama spurningin.
Algengar spurningar um góða yfirmenn
Hvað einkennir góðan yfirmann?
Góður yfirmaður skapar skýrleika, traust og sanngirni, veitir gagnlega endurgjöf, tekur ábyrgð og gefur starfsfólki svigrúm til að vinna sjálfstætt. Hann styður einnig starfsþróun og tekur á erfiðum málum þegar þörf er á.
Hvernig veit ég hvort ég sé með slæman yfirmann?
Endurtekin ofstjórnun, óskýr skilaboð, favoritism, ófyrirsjáanleg viðbrögð, skortur á stuðningi, niðurlæging eða ótti við að koma með ábendingar geta verið viðvörunarmerki. Einstök mistök gera þó ekki stjórnanda sjálfkrafa slæman.
Er góður yfirmaður alltaf vinsæll?
Nei. Góður stjórnandi þarf stundum að segja nei, taka óvinsælar ákvarðanir, gera kröfur og ræða lélega frammistöðu. Gæði stjórnunar ráðast frekar af sanngirni, skýrleika, trausti og fagmennsku en vinsældum.
Hvað er sálrænt öryggi á vinnustað?
Sálrænt öryggi lýsir vinnuumhverfi þar sem fólk upplifir að það geti spurt spurninga, viðurkennt mistök, komið með hugmyndir og lýst ágreiningi án óþarfa ótta við niðurlægingu eða neikvæðar félagslegar afleiðingar.
Getur góður yfirmaður haft mikil áhrif á starfsánægju?
Já. Næsti stjórnandi hefur áhrif á marga þætti daglegs starfs, meðal annars verkefni, endurgjöf, sjálfstæði, viðurkenningu, samskipti og þróunarmöguleika. Stjórnun er því mikilvægur hluti af heildarupplifun starfsfólks.
Að lokum: Bestu yfirmennirnir þurfa ekki að segja fólki að þeir séu góðir stjórnendur
Það sést á fólkinu í kringum þá.
Starfsfólk þorir að spyrja.
Það þorir að vera ósammála.
Það veit hvað ætlast er til af því.
Það fær að taka ábyrgð án þess að stjórnandinn standi yfir því.
Mistök eru rædd án þess að leita strax að sökudólgi.
Árangur fær viðurkenningu.
Og þegar vandamál koma upp er tekið á þeim.
Kannski er því betra að spyrja ekki aðeins:
„Er yfirmaðurinn minn góður?“
Heldur:
„Verð ég betri í starfinu mínu, öruggari í að segja hvað mér finnst og hæfari til að taka ábyrgð vegna þess hvernig mér er stjórnað?“
Ef svarið er já ertu líklega með eitthvað sem er verðmætara en einfaldlega vinsælan yfirmann.
Þú gætir verið með góðan leiðtoga.
